شهرسازی مسئول بررسی و تصمیم‌گیری در مورد توسعه و ساختار شهر یا منطقه‌ای خاص است. تشکیل کارگروه امور دفاتر معمولاً از متخصصان شهرسازی، معماری، اقتصاد، محیط‌زیست تشکیل‌شده و بر اساس قوانین و مقررات شهرسازی عمل می‌کند.

این کمیته به منظور ارتقا و بهینه‌سازی زیرساخت‌ها، برنامه‌ریزی شهری و مسائل مربوط به توسعه پایدار شهرها و مناطق فعالیت می‌کند. است. علاوه برآن کمیته امور دفاتر در راستای ارائه خدمات شهرسازی شهرداری مشهد، به ریاست مهندس هادی سبحانی به منظور صدور پروانه و پایان‌کار برای متقاضیان در این زمینه تشکیل‌ شده است.